1. Responsable del tratamiento

La Asociación Hacker Dreams (CIF G56643158) es la entidad organizadora de X-Ops Conference. Para información sobre el domicilio registral y las vías de contacto, consulta el Aviso Legal. Contacto de privacidad: info@xopsconference.com.

Cuando otra entidad actúe como responsable independiente, corresponsable, vendedor o proveedor de servicios de pago, sus funciones y su aviso específico se identificarán en el proceso correspondiente. La entidad recaudadora indicada para el procesamiento de cobros es Odin Hermes & Danu Technology Solutions LLC.

2. Categorías y procedencia de los datos

Según tu relación con el evento tratamos los datos que proporcionas: nombre, apellidos, correo electrónico, empresa y cargo; datos de inscripción y acreditación; entradas, pagos, facturación y asistencia; comunicaciones y solicitudes de soporte; intereses profesionales y preferencias de contacto.

Si solicitas participar como ponente, voluntario o patrocinador también podemos recibir biografía, fotografía, propuesta, perfiles profesionales, información de la empresa, documentación de elegibilidad y los datos contenidos en los formularios. Los datos también pueden llegar a través de Sessionize, Microsoft Forms o los sistemas de entradas, según el servicio elegido.

Cuando participes en actividades presenciales, pueden tratarse fotografías, sonido e imágenes en los términos del aviso de fotografía y vídeo. El navegador puede conservar preferencias locales, incluidos los ajustes de cookies y agenda. No recibimos los números completos de las tarjetas introducidas en Stripe.

3. Finalidades y bases jurídicas

• Venta y gestión de entradas, acreditación, atención de incidencias y prestaciones de participación: art. 6.1.b RGPD (contrato o medidas precontractuales).
• Facturación, contabilidad y gestión de solicitudes de derechos o autoridades: art. 6.1.c RGPD cuando exista una obligación legal.
• Seguridad, prevención del fraude, control de accesos y defensa de reclamaciones: art. 6.1.f RGPD, previa ponderación de intereses cuando corresponda.
• Valoración de candidaturas de ponencia, voluntariado y patrocinio: medidas precontractuales o interés legítimo según la relación, con la información específica del formulario.
• Newsletter, comunicaciones comerciales que requieran autorización, analítica no esencial y usos de imagen sujetos a autorización: consentimiento específico y revocable (art. 6.1.a RGPD).

4. Datos obligatorios y decisiones

Los campos identificados como obligatorios son necesarios para tramitar la compra o solicitud correspondiente; si no se aportan, puede no ser posible prestar ese servicio. La aceptación de marketing nunca es condición para adquirir una entrada.

Las herramientas internas de gestión de relaciones pueden facilitar la clasificación de solicitudes y oportunidades; su configuración, y la eventual existencia de decisiones automatizadas con efectos significativos, debe verificarse en cada proceso. No se atribuye a la aceptación de cookies un consentimiento para perfiles comerciales ajenos a las categorías descritas.

Con tu consentimiento de analítica, la web conserva hasta 24 horas en la pestaña parámetros UTM filtrados del primer y último contacto, y puede registrar visitas, selección de entradas, inicios de checkout y compras verificadas en GA4 con identificador de pedido, tipo de entrada, moneda e importe. Nunca se envían nombre, email ni datos de tarjeta a GA4. La asociación de campañas con pedidos en TriskelGate/Holos requiere una integración backend validada.

5. Destinatarios y proveedores

Intervienen, según el flujo: TriskelGate (entradas y acreditaciones), Holos CRM y Holos ERP (relación con asistentes, patrocinadores y operaciones), Stripe (pasarela de pago), Odin Hermes & Danu Technology Solutions LLC (gestión de cobros), Vercel (alojamiento), Sessionize (propuestas de ponentes), Microsoft 365 y Forms (formularios y comunicaciones) y Google Analytics únicamente cuando se autoriza.

No se entregarán automáticamente a los patrocinadores las listas de asistentes. Si una empresa desea tratar tus datos para sus propios fines, debe informarte de su identidad y finalidad y disponer de una base jurídica adecuada. Facilitar voluntariamente tus datos a un expositor es un tratamiento distinto de la inscripción al evento.

6. Transferencias internacionales

Por el carácter internacional de la conferencia y sus proveedores, determinados datos pueden tratarse fuera del Espacio Económico Europeo, incluidos Estados Unidos y Emiratos Árabes Unidos. Cada transferencia debe sustentarse en una decisión de adecuación vigente, garantías del artículo 46 del RGPD u otra excepción aplicable en sus estrictos términos.

La existencia de cláusulas contractuales tipo u otras garantías no se presume: para conocer las garantías efectivamente utilizadas en un flujo concreto y obtener información sobre ellas, contacta con info@xopsconference.com.

7. Conservación

Los datos de inscripciones y comunicaciones se conservan durante la preparación y ejecución del evento y durante los plazos necesarios para soporte, reclamaciones y responsabilidades. Los documentos contables y mercantiles se conservan conforme a los plazos aplicables, incluido el plazo general de seis años del Código de Comercio español cuando corresponda.

Las preferencias de marketing se mantienen hasta la baja o retirada del consentimiento, sin perjuicio de los registros mínimos necesarios para respetarla. Las preferencias de cookies se almacenan localmente durante un máximo de doce meses salvo borrado o nueva decisión del usuario. Las solicitudes de derechos y justificantes se conservan según las obligaciones aplicables.

8. Derechos y reclamaciones

Puedes solicitar acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad en los casos previstos por el RGPD. Puedes retirar tu consentimiento cuando el tratamiento dependa de él sin efectos retroactivos. Para ejercer estos derechos escribe a info@xopsconference.com; responderemos dentro del plazo legal, normalmente un mes, prorrogable cuando proceda.

También puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es). El ejercicio de derechos no exige aceptar newsletters ni ofrecer datos innecesarios.

9. Cookies y comunicaciones comerciales

La analítica no esencial está desactivada hasta que el usuario la acepta; la configuración puede modificarse desde el pie de página. La navegación por sí sola no implica consentimiento. El consentimiento de cookies no equivale al de recibir correos comerciales.

Los correos operativos relacionados con una compra o solicitud son distintos de la newsletter. Cada formulario que proponga suscripción comercial debe incorporar una opción separada, no premarcada.

10. Fotografía, vídeo y ponentes

En el recinto se informará de las áreas y actividades en las que se realicen captaciones. Para entrevistas, testimonios, primeros planos promocionales y publicación de ponencias se utilizará la base jurídica o autorización pertinente y, cuando corresponda, un acuerdo específico de grabación.

Puedes solicitar información u oponerte cuando legalmente proceda escribiendo a info@xopsconference.com, antes o después del evento. Consulta el Aviso de fotografía y vídeo.

11. Protección y actualización

Adoptamos medidas técnicas y organizativas proporcionales a los riesgos y revisamos los proveedores y autorizaciones de acceso. La presente versión describe los tratamientos previstos; si cambian de forma material los fines, los destinatarios o la base jurídica, se facilitará la información adicional exigida por la normativa.